W programach z serii DGCS System każdy użytkownik może mieć swój dostęp do określonej bazy danych. Właściciel jako administrator może również nadać określone uprawnienia każdemu użytkownikowi do danej bazy danych.

W celu nadania uprawnień grupie użytkowników należy wybrać Konfiguracja>Prawa dostępu. Z tego poziomu można również dodać kolejne grupy i zaznaczyć dostęp poprzez włączenie lub wyłączenie możliwośći wykonywania działań oraz wyświetlania dostępu do różnych funkcji w programie.

W przypadku, gdy posiadamy wiele baz np. w biurach rachunkowych, istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień na jednej bazie danych, wyeksportowania do pliku i wczytania w innych bazach, co usprawnia definiowanie uprawnień użytkowników programu. Jedyną grupą, która ma pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności w systemie są Administratorzy. Uprawnień tej grupy nie można modyfikować.

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie danych użytkownika wraz z indywidualnym loginem i hasłem oraz przypisaniem do odpowiedniej grupy użytkowników.

W oknie Konfiguracja>Użytkownicy należy wybrać dodaj. W zakładce tej wprowadzamy imię i nazwisko osoby, której przydzielany jest login i hasło do programu.

Każdego użytkownika przyporządkować należy do wcześniej zdefiniowanej grupy posiadającej określone prawa w programie.

Zarządzanie dostępem do danych osobowych jest jednym z najważniejszych zadań spoczywających na administratorze, ktory jest zobowiązany do zapewnienia jak najwyższego stopnia poufności przetwarzanych danych. W związku z tym w RODO utrzymano obowiązek przetwarzania danych osobowych w imieniu administratora wyłącznie przez osoby posiadające aktualne upoważnienia.

* Nazwa na paragonie – służy do umieszczenia na paragonach fiskalnych krótkiego tekstu np. inicjałów osoby zalogowanej do systemu. Ze względu na ograniczenia, jakie mają poszczególne drukarki fiskalne zdefiniowany tekst może na wydruku paragonu zostać skrócony do 8 znaków.
* E-mail – adres e-mail użytkownika.
* Telefon – numer telefonu użytkownika.
* Dział - można stworzyć i przypisać użytkowników do określonych działów
* Stanowisko - określenie stanowiska pracy
* Usuń / Ukryj – opcja spowoduje usunięcie użytkownika, który został wprowadzony jednakże nie wprowadził żadnego dokumentu w programie. Jeżeli użytkownik, którego chcemy usunąć wprowadzał dane zostanie ukryty (nie będzie można się na niego zalogować).
* Pokaż ukrytych – wyświetli użytkowników, którzy zostali ukryci.
* Eksportuj ustawienia do pliku – eksportuje ustawienia kolumn, rozmiary okien, wybór kolumn wyszukiwania CFT dla użytkownika do pliku.
* Importuj ustawienia z pliku – importuje ustawienia kolumn, rozmiary okien, wybór kolumn wyszukiwania CFT dla użytkownika do pliku. Dane są importowane dla wskazanego użytkownika.

* Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych - możliwość odnotowania numeru oraz dat nadania i cofnięcia upoważnienia.
Ochrona danych osobowych - w zaznaczonym polu użytkownik ma możliwość dodania wpisu komu, kiedy i jakie dane użytkowników programu udostępnia, pozwoli to na zarchiwizowania historii przekazanych danych.

W oknie Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Logowanie znajduje się opcja Automatycznie loguj do systemu przy starcie systemu.

Jeśli będzie zaznaczona, to przy każdorazowym uruchomieniu programu nastąpi automatyczne zalogowanie na dane konkretnego użytkownika.

Jeśli opcja będzie odznaczona, to przy każdorazowym uruchomieniu programu wymagane będzie wpisanie loginu i hasła użytkownika.