Przypisane kalendarza dla danego pracownika pozwala określić ilość godzin normatywnych obowiązujących w danym czasie. Zdefiniowanie kalendarza jest niezbędne do automatycznego wprowadzania nieobecności, określania dni wolnych od pracy itp.

Korzystanie z funkcji kalendarza rozszczerzonego pozwala na bardziej zaawansowane zdefiniowanie harmonogramu pracy pracownikom. Umożliwia oznaczanie nie tylko ilości godzin do przepracowania w danym dniu, ale także pozwala wskazać konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Cały proces związany z kalendarzem rozszerzonym należy rozpocząć od odpowiedniego zdefiniowania kalendarza w oknie Czas pracy>Kalendarze>Dane. Z prawej strony klikamy opcję Nowe dane i uzupełniamy nazwę kalendarza, a w polu 'Typ kalendarza' wybieramy 'Rozszerzony'.

Przy korzystaniu z opcji kalendarza rozszerznego trzeba pamiętać, że do jednego kalendarza można przypisać tylko jeden harmonogram. Jeśli każdy pracownik pracuje w innych godzinach, to dla każdego z nich należy utworzyć osobny kalendarz. W tym zakresie proponujemy w nazwie kalendarza wprowadzić nazwisko pracownika.

W polu 'Norma h' wskazujemy dzienną normę czasu pracy. W przypadku całego etatu jest to 8 godzin.

Po utworzeniu kalendarza klikamy z prawej strony Zachowaj zmiany.

Kolejnym krokiem jest przypisanie utworzonego wcześniej kalendarza do pracownika, co wykonać należy w oknie Czas pracy>Przyporządkowanie kalendarzy-kartoteka. Po wybraniu u góry w programie odpowiedniego pracownika klikamy z prawej strony Nowe dane i w polu 'Od dnia' wprowadzamy pierwszy dzień miesiąca zatrudnienia/zmiany etatu, a w polu 'Kalendarz' wybieramy odpowiednią nazwę kalendarza:

Następnie w opcji Czas pracy>Kalendarze>Schematy dni należy określić ilość godzin roboczych oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Czynność tę wykonujemy poprzez użycie z prawej strony Nowe dane, a po uzupełnieniu-Zachowaj zmiany.

Przykład:

Ostatnią czynnością jaką należy wykonać w tym zakresie to ustalić harmonogram dla danego pracownika. Służy do tego okno Czas pracy>Kalendarze>Detale dla dni. Z prawej strony klikamy Edytuj dane i wybieramy w górnej ramce kalendarz, po czym zaczynamy ustalać harmonogram na cały miesiąc (czynność tą wykonujemy z góry na cały miesiąc). Właściwe definiowanie szczegółowego harmonogramu następuje w kalendarzu przez przypisanie wcześniej zdefiniowanych Schematów dni do poszczególnych dni. Prezentowany kalendarz dla ułatwienia wskazuje w kolorze czerwonym dni standardowo wolne od pracy (tj. soboty, niedziele i święta określone w słowniku świąt). Początkowo każdy dzień miesiąca ustalony jest jako wolny, dlatego należy tu ustalić schematy dla poszczególnych dni.

Przykład:

Dodatkowo w prawej części okna prezentowana jest tabela z danymi odnośnie godzin i dni roboczych, które w danym miesiącu stanowią normę czasu pracy. Wykazywane jest tam również podsumowanie ilości godzin i dni roboczych wynikających z zdefiniowanego harmonogramu w aktywnym miesiącu.

Nieuzupełnienie harmonogramu czasu pracy pracownikowi, który ma przypisany kalendarz rozszerzony, skutkować będzie pojawieniem się komunikatu podczas naliczania płac: